Hvordan foregår Miljøstyrelsens EUTR-tilsyn?

Det er Miljøstyrelsen, der fører tilsyn med om EU’s Tømmerforordning, der forbyder markedsføring af ulovligt fældet træ på det europæiske marked, bliver overholdt.

Det gør Miljøstyrelsen med tilsyn hos de danske virksomheder der importerer træprodukter der er omfattet af EUTR, gennem stikprøvekontroller eller på baggrund af begrundet mistanke.
s Vi har spurgt Miljøstyrelsen, hvordan et typisk tilsyn efter tømmerforordningen foregår. Svaret er opsummeret i følgende seks hovedelementer:

1. Varslingsbrev
2. Åbningsmøde
3. Udtagning af stikprøver
4. Konklusion
5. Lukkemøde
6. Næste skridt

Varslingsbrev

Varslingsbrev udsendes mindst 14 dage før tilsynet afholdes. Heri informeres virksomheden om retskrav og rettigheder samt om muligheden for at lade sig repræsentere under selve tilsynet. I brevet fremgår også, at tilsynet forventes at tage omkring 3 timer.

• Ofte mødes Miljøstyrelsen af 1 til 5 personer og næsten altid en eller flere repræsentanter fra virksomhedens topledelse.
• Det er Miljøstyrelsens erfaring, at tilsynet sjældent kommer belejligt og at virksomhederne ofte har svært ved at afse tid til tilsynet med kun 14 dages varsel. Anmeldte tilsyn flyttes dog kun helt undtagelsesvist, som følge af problemer hos virksomheden med at få de rette personer til at være til stede. I de fleste tilfælde kan der rykkes rundt på møder, eller flyttes rundt på aftaler så det lykkedes. Miljøstyrelsen samler normalt tilsynene i ’klumper’, så der tages på tilsyn 3-4 dage ad gangen, for at få dem gennemført effektivt. Derfor er det svært at flytte rundt på tilsyn, når først de ligger i en rækkefølge, hvor også den geografiske beliggenhed skal indtænkes.

Åbningsmøde

Tilsynet startes med et åbningsmøde, hvor der uddeles en dagsorden for tilsynet, og mødedeltagerne præsenterer sig kort for hinanden.

• Præsentationen giver Miljøstyrelsen mulighed for at forstå den enkeltes baggrund og viden på EUTR/skovområdet, handelserfaringer m.m.
• Herefter går selve tilsynet i gang, og afvikles som indsamling af vidnesbyrd med udgangspunkt i et tilsynsskema med de relevante områder fra tømmerforordningen. Tilsynene er bygget op som en audit, hvor der spørges ind til, hvad virksomheden gør for at vurdere risiko, og hvilke aktiviteter der er igangsat for at risikominimere. De tilsynsførende er IRCA certificerede auditører, og følger metodikken fra ISO 9001-certificeringen (kvalitetsledelse).

Udtagning af stikprøver

En del af indsamlingen af vidnesbyrd er udtagning af en eller flere stikprøver af gennemførte importer, for at teste virksomhedens due diligence-ordning i praksis.

• Der kan fra tid til anden konstateres fejl eller mangler ved denne stikprøvetagning, men en due diligence-ordning bygger ikke på en nul-fejl-kultur. Due diligence er en måde at drive virksomheden på, hvor man konstant identificerer risici og risikominimerer i tilstrækkelig grad. Fejl er menneskelige, og viser en stikprøve sig at dokumentere et utilstrækkeligt forhold, gennemføres der flere stikprøver. Er flere stikprøver ikke i orden er der et problem i due diligence-ordningen. Dette er noget der så tales om på tilsynet, og noteres i tilsynsrapporten.

Konklusion

Efter indsamlingen af vidnesbyrd beder Miljøstyrelsen om tid for sig selv, hvor den eller de tilsynsførende kan udarbejde en afsluttende konklusion på tilsynet.

• Udgangspunktet er enten at give virksomheden et ”OK” eller et ”ikke OK”.

Lukkemøde

Som afslutning afholdes et lukkemøde, hvor tilsynsrapporten gennemgås. Her er mulighed for at justere på ordlyden, så misforståelser rettes. I sidste ende er det imidlertid altid Miljøstyrelsen som bestemmer tilsynsrapportens konkrete ordlyd.

• Virksomhedsrepræsentanten afgiver underskrift på at have modtaget en kopi af rapporten, dog uden at denne nødvendigvis erklærer sin enighed i rapportens konklusioner.

Næste skridt

Er rapportens hovedkonklusion et ”OK” så lukkes tilsynssagen ved afslutning af tilsynet.

Er rapportens hovedkonklusion et ”ikke OK”, så startes en påbudssag. Dvs. at Miljøstyrelsen påbyder virksomheden at følge tømmerforordningens bestemmelser.

• Virksomheden modtager i første omgang udkast til påbud, som der er mulighed for at afgive høringssvar til inden for ca. 4 uger.
• Derefter udstedes det egentlige påbud, hvor evt. relevante høringssvar fra virksomheden er indarbejdet.
• I påbuddet gives der normalt en frist på 2 måneder.
• Efter påbudsfristens udløb er det tilsynspraksis, at Miljøstyrelsen kommer på opfølgende tilsyn, for at vurdere om de gennemførte ændringer lever op til kravene i påbuddet og tømmerforordningens bestemmelser.

Miljøstyrelsen gør opmærksom på, at ovenstående er en beskrivelse af tilsynspraksis i årene 2013-17, og at der kan forekomme ændringer ved fremtidige tilsyn.